我常在講座或是課程上強調「說故事」的重要性,想要打動人心,與其拿出一堆數字或是大道理,常常遠比不上講個有趣且到位的故事來得管用。近年來,行銷與管理 領域的專家們也強調故事的重要性,只不過說個好故事談何容易呢?有次和朋友聊到這件事,他說自從有了小孩之後每天晚上都「被迫」練習講故事。說得不精彩 「聽眾」會直接吐槽,但說得太精彩聽眾又興奮地睡不著覺,失去故事原本的目的!久而久之,自然練就一套說故事的本領!

這方法效果上應該是ok的,不過為了這樣去生小孩似乎玩太大了,有沒有不需要「弄出人命」的方法呢?

最近在網路上看到一篇有趣的文章,講的是皮克斯工作室(Pixar Studio)的說故事祕訣,原文來自於Emma Coats小姐的Twitter。她擔任過皮克斯的Storyboard Artist(故事腳本家),很多部膾炙人口的動畫電影像是「怪獸大學」、「勇敢傳說」都是來自他們的團隊。文中提到了22個祕訣,不過其中有條標準公式最吸引我的目光。這條公式長這樣:

很久很久以前……每一天……
有一天……
因為那樣……
因為那樣……
到了最後……

我們來把「海底總動員」(Finding Nemo)套上這個公式,看看是不是真的符合:

很久很久以前,海底住著一對小丑魚父子馬林與尼莫,每一天馬林都告誡尼莫大海很危險。
因為那樣,他被潛水伕逮到,並且困在雪梨一位牙醫師的魚缸裡。
因為那樣,馬林踏上了尋找尼莫的冒險旅程,一路上得到許多海洋朋友的幫助。到了最後,他們終於父子重聚,並且重新找回彼此的愛與信任!

你可以試試看套用這個公式到所有的電影裡,還挺好玩的,當然啦,你也會發現某些好萊塢娛樂片的劇情更簡單,頂多用到「有一天……因為那樣……到了最後」就演完了!例如有部電影是這樣的:「有一天雷神的弟弟跑到地球上來搗蛋,大家都很困擾,因為那樣雷神就找了一堆牛逼朋友來幫忙打弟弟,到了最後弟弟被打趴了,就被雷神拎回天上去了(完)。」你一定知道我說的是哪部。

所以我們平常做專案的時候(會不會轉太快?)所擬定的專案計劃,背後也該有這樣一個故事大綱。目的有兩個,首先是讓團隊成員對整個專案的來龍去脈有個輪廓, 其次則是讓大家了解各自扮演的角色。專案經理當然就是這個說故事的人,每天要重複不斷地把這個「故事」說給主管、客戶、團隊、還有供應商聽,讓大家掌握工 作的重點,還有了解自己在故事裡所扮演的角色。

馬上掰個例子好了:某間經營傳統零售的公司,為了跨足電子商務,起了一個架設購物網站的新專案,你剛好是專案經理,為了獲得各部門的支持,你該如何訴說這個故事呢?現在就是你發揮創意,變身為Storyboard Artist的時候!

每一天ABC的店員都親自服務來店的顧客。有一天,網路購物興起,越來越多顧客透過網路來購買商品,店鋪冷清了下來。因為那樣,ABC的業績急速下滑,面臨了存亡關頭。因為那樣,ABC決定涉足網路購物,希望透過購物網站迎頭趕上這股趨勢。到了最後,網站獲得大大的成功,ABC重新奪回零售業龍頭的寶座!

你看,原本很賽的一個專案,是不是突然變成一個可歌可泣,感人肺腑的故事,只要稍微再潤飾一下,媒體都要來採訪你了我跟你講!

就算沒人來採訪,有了這個故事腳本之後好處多多。

想要主管給我們更多資源、說服其他部門給予支援、要求團隊更多的協助,光是呼天喊地,還不如技巧性地陳述這個故事來得有效。你可能會覺得,公司重要的政策或專案,大家應該都知道背後的原委,還需要講這種故事嗎?

請你相信我,根據我在企業擔任顧問的經驗,很多時候,多數員工根本就不知道、不關心、或沒注意公司專案的原委與目標。我參加過很多次企業內部的專案啟動會 議,我通常會問大家,本專案最核心的目標有哪幾個?很多時候大家不是答不上來,要不就是出現不同版本的答案,甚至連上千萬的專案也是如此,不誇張。

另外,故事的魔力就在於,你的訊息就會深深烙印在聽者的腦中,而且聽者很容易就會再度透過說故事的方式,把訊息傳遞給其他人!遠古人類的歷史不就是靠口述故事代代相傳嗎?演藝圈的八卦、政商圈子的軼聞會這麼引人入勝、快速傳播往往也在於當中的故事性!

要製作一部好看的電影,先要有吸引人的故事腳本,接下來就可以進行劇本的編寫。專案管理也是,專案的大方向大目標講清楚之後,便是據以制定出細部的專案計 劃。所謂的專案計劃,其實就是專案的劇本,裡面應該清楚記載所有的演員該在何時、何地、與何人做什麼樣的演出。為什麼做專案明明很辛苦,我們卻覺得刺激有 趣?想想看,職場上有機會讓我們體會「自編、自導、自演」的工作機會還真的不多呢!

我們常推薦想要進入(專案)管理領域的年輕朋友學習專案排程(Scheduling),其實根本的原因也在於此。排程其實不是排班表,反倒更像是爲專案撰寫劇本。排程者(Scheduler)必須緊盯專案的目標、釐清工作內容、思考執行策略、善用手上資源、抓緊有限時間、安排工作的銜接與配合、甚至預設緩衝來因應風險。在國外,以專案為導向的企業都非常看重這種運籌帷幄的能力。在國內,越來越多公司都強調創新與客製化,這其實就是「專案化」的同義詞。在職場上,你若身負「說故事+寫劇本」的能力,絕對會比僅僅擁有單一技術,要享受更多的發展機會。

「千里之行,始於足下」,企業管理或是專案管理看似有很多學問和技巧,但其實第一步踏穩最重要:光是讓所有參與者100%清楚大方向與大目標,往往就已經解決了七成的問題。溝通比什麼都重要,而說個簡單動人的故事就是個有效且有趣的開始!

(本文轉載自「專案管理生活思維 網站」)關於Bryan:西北大學專案管理碩士。目前為識博公司合夥人與紐約市環保署顧問。喜愛的電影是Pulp Fiction,喜歡的樂團是Linkin Park。座右銘是Steve Jobs的Stay hungry, stay foolish!

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