photo credit:flickr@Sebastiaan ter Burg CC BY 2.0

 

使用英文開會或討論時,都只能做那名幫腔的角色?
明明就有很多想法,但是不知道怎麼用強而有力的句子提出?
「語言切換」不該讓你的能力打了折扣,
下次開會時用這些句子,讓你換成英文也不換腦袋。

要開始用英文開會,先了解你會議室裏面的東西要怎麼稱呼,。以下先整理一些你可能不熟悉的會議室用具英文,讓你在需要的時候不會只能故作鎮定地說 “Could you please pass me… that."

與會者 participant
投影機 projector
議程 agenda
會議記錄 minutes
投影幕 screen
雷射筆 laser pointer
簡報器 clicker/presenter (就是你可以握在手上讓投影片換頁的那個小東西)

接著進入真正對話的部分,建議大家邊看以下的文章,邊用嘴巴念出聲,因為「看懂」不代表會「習慣講出口」,要讓你嘴巴的肌肉能夠自然地說出下面的句子,就必須盡可能地多念、多多讓它習慣,也讓你印象更為深刻。

會議開始,Let’s get started!

1. 先跟大家稍微打招呼

如果你是負責主持這場會議的人,你可以先暖個場,面帶笑容、稍微說點輕鬆的,拿暴雨是否會引發地震來說說笑,讓大家用比較正面的情緒進入會議。例如:

Welcome everyone. Hope you all had a great weekend.(歡迎大家,希望大家都度過了不錯的周末。)

2. 詢問意見、引導討論

會議進行時,難免會有卡住的情況,如果你想要打破沉默,除了可以自己發言以外,也可以擔任那個使進度往前、溝通開始流動的角色。你可以用下面的句子來推動大家:

Any thoughts?(有人有什麼想法嗎?)
What’s your take on this?(你對這個的想法是?)

Could you start the ball rolling? (你能先開始說點什麼嗎?)
What’s your opinion on this matter? (你對這件事情有什麼意見?)
What do you have in mind?(你有什麼想法嗎?)

3. 發言

現在,我們進入會議的精華,也是最能顯露你工作、判斷、決策能力的部分。「表達意見」一向是非常經典的英語口說練習項目,最簡短而常見的開頭句整理如下,依你當時對自己想法的自信程度可以有所調整:

I think……(我想…..)
I believe……….. (我相信……)
I suppose………(我假設/推測…..)
I guess……….(我猜……)

其他較長、更正式的片語與用法可以直接參考影片,老師有非常詳細的解釋:

↓↓↓點擊以下連結可直接觀看影片↓↓↓
【生活英文】正確的表達意見(開會、面試、演講或辨論等很好用)

opinion

另外,如果不用 “should"這個詞,你知道要怎麼樣給人意見嗎?再看看影片中提供的眾多動詞與說法,讓你更有力的說出你對某項決策、某個企劃的建議,用足夠 powerful的動詞,更搭配正確的文法,才能使你更有說服力:

↓↓↓點擊以下連結可直接觀看影片↓↓↓
如何給意見 (How to Give Advice in English – recommend, suggest, advise, encourage…)

give advice

4. 對某項議題或意見表示不同意

這也是會議難以避免的地方。由於會牽涉到否定他人,這部分不論是使用中文或英文都相當需要技巧,但總之溝通的大體原則是「對事不對人」,並且選擇稍微委婉的說詞,讓你的反駁聽起來不那麼尖銳,繼而更容易說服別人。下面是可以參考使用的句子:

That’s true/You have a point, but…… (你說得沒錯/那的確是個該注意的點,但……)
I have to disagree. I think that’s not the case.(我得說我不是很認同,我覺得不會每次都那樣。)
I’m afraid I disagree. (恐怕我得表示我不同意。)

避免說 “I think you should…..(我覺得你應該要……)",這麼強烈的用詞可能讓對方感覺你在說教,當你想要提出和對方不同的意見時,不妨用 “Let’s try to…(何不試試……)“,後面接上你對於改變方向的意見,像這樣用「大家一起努力改善」、「我們都是一體的」來表現你的誠意,也可以讓溝通更不容易被拒絕。

如果衝突發生,你真的激怒了參與會議的同事,而且他對你有些誤解時,你可以說

Can we all take a breather for a second?(等等,大家先冷靜一下。)
Let’s not get too riled up.(別失去理智。)

I can see why you took what I said that way, but that’s not what I meant.(我知道你為什麼會誤解我說的話,但我不是那個意思。)
I can see how that could have been misunderstood but that’s not what I meant.(我懂那為什麼會被誤會,但我不是那樣想。)
Please don’t get me wrong. (請別誤會我的意思)

然後也耐心地溝通,修正你先前的說詞、將你的論點再解釋詳細一點。

5. 作結論

會議陷入膠著時可以先回顧一下討論完的事物、看有沒有辦法激發新的想法;而會議即將結束時也可以把討論的決議run 過一遍,確認大家的共識是一樣的。要做這件事,你可以這樣說:

Let’s talk about what we have so far.(我們來整理一下到目前為止的內容。)
OK, so the conclusion is ______. Am I right? (好,所以我們的結論會是 ___,對嗎?)

6. 結束會議

這部分就相對單純,相信大家在上課、作課堂報告、聽任何演講時都很有經驗,就是以詢問大家有沒有其他疑問,來確保這次會議完整的結束。

Are there any further questions?(大家還有沒有其他問題?)

最後,可以看看下面的影片,看他們怎麼樣在一個會議中運用上面這些句子,你下次就可以在會議裏面這樣用出來:

↓↓↓點擊以下連結可直接觀看影片↓↓↓
【職場的進擊】英文商務會議,原來是這樣 Business English Meeting

disagree

希望大家真的都邊讀邊念,也希望大家能夠在下次的會議更知道怎麼樣表現自己,讓你的工作能力不因任何語言的轉換而被小看,加油!

【延伸閱讀】

在美國工作,英文到底要多好才夠?

100位學生給我的啟示:職場英文對談,最關鍵4件事

我再也不怕「英文簡報」了!

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